Gesundheitswesen · Kongressmanagement
Vier Tage Besucherfragen, beantwortet im Gespräch
Der 141. Kongress der Deutschen Gesellschaft für Chirurgie dauert vier Tage, mit Hunderten Parallelsessions, Tausenden Teilnehmenden und einer dicht belegten Ausstellung. Die richtige Session finden, Programmänderungen prüfen, sich auf dem Gelände zurechtfinden: Das lag bei Infoschaltern, die in Stoßzeiten nicht hinterherkamen. Wir haben einen Assistenten eingesetzt, der diese Fragen im gesprochenen Dialog in Echtzeit beantwortete, an einem großen Kiosk und in VR.
Ergebnisse
Kunde: Deutsche Gesellschaft für Chirurgie
Der 141. Kongress der Deutschen Gesellschaft für Chirurgie, DCK 2024, im Kongresszentrum Leipzig vom 23. bis 26. April 2024.
- Branche
- Gesundheitswesen und Kongressmanagement
- Anwendungsfall
- Automatische Sessionführung und Besucherbetreuung
- KI-Ansatz
- LLM mit RAG und Sprachverarbeitung
- Oberflächen
- Kiosk und VR auf Meta Quest 3
- Veranstaltung
- DCK 2024, Leipzig, 23. bis 26. April
- Umfang
- Hunderte Sessions, Tausende Teilnehmende
Kurz gefasst
Warum der Infoschalter nicht mitwachsen konnte
- Vier Tage, Hunderte Sessions gleichzeitig in mehreren Sälen, und Tausende Teilnehmende, die zur richtigen Zeit die richtige finden müssen.
- Das lag bei Infoschaltern, und beim Sessionwechsel waren sie überlastet. Gedruckte Programme sind mit der ersten Änderung veraltet, Event-Apps verlangen Download und Tippen.
- Besucher treten heran und fragen laut. Der Assistent kennt das ganze Programm und die Veranstaltungsdatenbank und beantwortet Fragen wie „Welche Workshops haben heute Nachmittag noch freie Plätze?“.
- Er lief am Kiosk und als VR-Erlebnis auf Meta Quest 3, durchgehend an allen vier Tagen, ohne Warteschlange.
Die Ausgangslage
Die Aufgabe
Ein viertägiger Kongress mit Hunderten Parallelsessions und Tausenden Teilnehmenden, und kein skalierbarer Weg, persönliche Sessionempfehlungen und Veranstaltungsinfos zu geben, ohne an jeder Ecke Personal hinzustellen.
Große medizinische Kongresse sind organisatorisch komplex. Dieser läuft vier Tage mit Hunderten Sessions parallel: Vorträge, Workshops, Symposien und Live-Demonstrationen in mehreren Sälen. Tausende Teilnehmende müssen zur richtigen Zeit die passende Session finden, Programmänderungen im Blick behalten, Ausstellerstände finden und sich über die ausrichtende Gesellschaft informieren.
Traditionell übernehmen das Infoschalter mit Personal, das Programm, Raumplan und Aussteller kennen muss. In Stoßzeiten, vor allem beim Sessionwechsel, sind diese Schalter überlastet.
Gedruckte Programme sind veraltet, sobald sich das erste Mal etwas ändert. Event-Apps helfen, verlangen aber Download und Tippen. Teilnehmende verlieren Zeit und verpassen Sessions, und Veranstalter bezahlen Personal, das den Bedarf trotzdem nicht deckt.
Der Bau
Was wir gebaut haben
Wir haben einen Assistenten eingesetzt, den Besucher einfach ansprechen konnten, so selbstverständlich, wie man eine Kollegin fragt. Keine App, keine Oberfläche zum Lernen, kein Tippen auf dem Smartphone.
Sessionempfehlungen statt Suchfeld
Bei Hunderten Sessions gleichzeitig war der größte Nutzen, jemanden zur richtigen zu bringen. Das System kennt das komplette Kongressprogramm und beantwortet Fragen wie „Was läuft gerade im Bereich Kolonchirurgie?“, für die jemand am Schalter erst im Programmheft blättern müsste.
Die ganze Veranstaltung, nicht nur das Programm
Der Assistent beantwortet auch Fragen zu Ausstellern, der ausrichtenden Gesellschaft und dem Weg durch das Gebäude. Ein Retrieval-System mit Zugriff auf die komplette Veranstaltungsdatenbank hält diese Antworten aktuell, statt sie auf den Stand des Drucks einzufrieren.
Sprache, die auch in der Halle funktioniert
Kongresshallen sind akustisch schwierig: Hunderte Gespräche gleichzeitig, Durchsagen, Durchgangsverkehr. Wir haben professionelle Mikrofontechnik mit softwareseitiger Geräuschunterdrückung kombiniert, damit die Spracherkennung auch in den lautesten Bereichen hält, und die Verarbeitung parallelisiert, damit die Antworten schnell genug für ein echtes Gespräch kommen.
Ein Kiosk und eine VR-Brille
Der Assistent lief an einem großen Kiosk für schnelle Fragen im Vorbeigehen und als VR-Erlebnis auf Meta Quest 3. So hatten Besucher die Wahl zwischen schnellem Nutzen und etwas, wofür man gern stehen bleibt.
Was sich geändert hat
Das Ergebnis
Vorher
Gedruckte Programme, statische Beschilderung und besetzte Infoschalter. Wenig Kapazität in Stoßzeiten, keine persönlichen Empfehlungen, und Programmänderungen sprachen sich langsam herum.
Nachher
Ein Assistent, der Besucherfragen auf Zuruf beantwortet, persönliche Sessionempfehlungen aus dem ganzen Programm und durchgehende Verfügbarkeit an allen vier Kongresstagen, ohne Anstehen.
Der Assistent war an allen vier Kongresstagen im Einsatz und gab Besuchern sofort Antwort, welche Session sich lohnt, wo ein Aussteller steht und wie man durch das Gebäude kommt.
Das ist Hilfe, für die sonst jemand von Hand das Programmheft durchgehen müsste, und zwar genau in dem Moment, in dem niemand Zeit dafür hat.
Für Veranstalter und Aussteller ist das ein wiederholbares Modell statt eines Einzelprojekts: Dasselbe System lässt sich für jede Veranstaltung mit strukturierten Programmdaten neu einrichten, von Fachmessen bis zu Unternehmenskonferenzen.
Fragen zu diesem Projekt
Automatische Sessionführung und Besucherbetreuung. Ein viertägiger Kongress mit Hunderten Parallelsessions und Tausenden Teilnehmenden, und kein skalierbarer Weg, persönliche Sessionempfehlungen und Veranstaltungsinfos zu geben, ohne an jeder Ecke Personal hinzustellen.
Durchgehende Besucherbetreuung über den ganzen Kongress: 4 Tage. Parallelsessions, mit persönlichen Empfehlungen: Hunderte. Natürlich gesprochen, ohne Tippen und ohne App: Sprache.
LLM mit RAG und Sprachverarbeitung. Eingesetzte Technik: Large Language Models, RAG-Architektur, Speech-to-Text, Text-to-Speech, Function Calling, WebSockets, Meta Quest 3 und VR, Geräuschunterdrückung, KI-Avatar.
Eingesetzte Technik
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