Case Studies / Deutscher Kongress für Chirurgie (DCK 2024)
GESUNDHEITSWESEN · KONGRESSMANAGEMENT
Automatisierte Sessionführung und Besucherbetreuung beim größten deutschen Chirurgenkongress
Der 141. Kongress der Deutschen Gesellschaft für Chirurgie dauert vier Tage mit Hunderten von Parallelsessions, Tausenden von Teilnehmern und einem dicht belegten Ausstellungsbereich. Die richtige Session zu finden, Programmänderungen zu prüfen und sich auf dem Kongressgelände zu orientieren – das war eine ständige Herausforderung, der die Informationsschalter in Stoßzeiten nicht gewachsen waren. Wir haben einen KI-gestützten Assistenten eingesetzt, der diese Aufgaben per Sprachkonversation in Echtzeit übernahm und rund um die Uhr sowohl über einen großformatigen Kiosk als auch über ein VR-Erlebnis verfügbar war.
Kunde: 141. Kongress der Deutschen Gesellschaft für Chirurgie (DCK 2024) – Kongresszentrum Leipzig, 23.–26. April 2024.
PROJEKTÜBERSICHT
4 Tage
“Durchgehende Besucherbetreuung über den gesamten Kongress”
Hunderte
“Navigierte Parallelsessions – personalisierte Empfehlungen”
Sprache
“Natürliche Sprachsteuerung – kein Tippen, kein App-Download”
BRANCHE
Gesundheitswesen / Kongressmanagement
USE CASE
Automatisierte Sessionführung & Besucherbetreuung
KI-ANSATZ
LLM + RAG + Sprachverarbeitung
OBERFLÄCHEN
Kiosksystem + VR (Meta Quest 3)
VERANSTALTUNG
DCK 2024, Leipzig (23.–26. Apr.)
UMFANG
Hunderte von Sessions, Tausende von Teilnehmern
Die Herausforderung
Große medizinische Kongresse sind operativ komplex. Der Kongress der Deutschen Gesellschaft für Chirurgie läuft vier Tage lang mit Hunderten von Parallelsessions – Vorträge, Workshops, Symposien und Live-Demonstrationen verteilt auf mehrere Säle. Tausende von Teilnehmern müssen zur richtigen Zeit die passende Session finden, Programmänderungen im Blick behalten, Ausstellerstände ausfindig machen und sich über die ausrichtende Institution informieren.
Traditionell übernehmen das Informationsschalter mit Veranstaltungspersonal, das den vollständigen Zeitplan, die Raumaufteilung und die Ausstellerdetails kennen muss. In Stoßzeiten – besonders bei Sessionwechseln – werden diese Schalter überlastet. Gedruckte Programme sind veraltet, sobald die erste Planänderung eintritt. Event-Apps helfen zwar, setzen aber Downloads und Tippen voraus. Das Ergebnis: Teilnehmer verschwenden Zeit, verpassen relevante Sessions, und Veranstalter geben Geld für Personal aus, das den Bedarf dennoch nicht vollständig decken kann.
Das Kernproblem: ein viertägiger Kongress mit Hunderten von Parallelsessions und Tausenden von Teilnehmern – und kein skalierbarer Weg, ohne dediziertes Personal an jeder Ecke personalisierte Sessionempfehlungen und Veranstaltungsinformationen bereitzustellen.
Was wir entwickelt haben
Wir haben einen KI-gestützten Assistenten eingesetzt, den Besucher einfach ansprechen konnten – so natürlich, wie man einen Kollegen fragt. Keine App herunterzuladen, keine Oberfläche zu erlernen, kein Tippen auf dem Smartphone.
Personalisierte Sessionempfehlungen. Da Hunderte von Sessions parallel stattfanden, war die wertvollste Funktion die Hilfe beim Auffinden der passenden Sessions. Das System kannte den vollständigen Kongressplan und konnte Fragen beantworten wie: „Was läuft gerade im Bereich Kolonchirurgie?” oder „Welche Workshops haben heute Nachmittag noch freie Plätze?” – Fragen, für die ein Mitarbeiter am Informationsschalter erst im Programmheft blättern müsste.
Vollständiges Veranstaltungswissen. Über die Sessionplanung hinaus konnte der Assistent Fragen zu Ausstellern, der ausrichtenden Institution, der Orientierung im Gebäude und allgemeinen Kongressinformationen beantworten. All das wurde durch ein Retrievalsystem angetrieben, das mit der vollständigen Veranstaltungsdatenbank verbunden war und stets aktuelle und korrekte Antworten sicherstellte.
Sprachgesteuerte Interaktion in lärmreicher Umgebung. Kongresshallen sind akustisch anspruchsvoll – Hunderte gleichzeitiger Gespräche, Lautsprecherdurchsagen, Publikumsverkehr. Wir kombinierten professionelle Mikrofon-Hardware mit softwareseitiger Geräuschreduzierung, um eine zuverlässige Spracherkennung auch in den lautesten Bereichen zu gewährleisten. Die Antwortzeiten wurden durch parallelisierte Verarbeitung optimiert, damit sich Gespräche natürlich und flüssig anfühlten.
Zwei Zugangsmodi. Der Assistent war auf einem großformatigen Kiosk für schnelle Kurzinteraktionen verfügbar sowie als immersives VR-Erlebnis über Meta-Quest-3-Headsets – sodass Besucher zwischen schneller Nutzung und einem umfassenderen, spielerischen Erlebnis wählen konnten.
Die Ergebnisse
VORHER
Gedruckte Programme, statische Beschilderung und besetzte Informationsschalter. Begrenzte Kapazitäten in Stoßzeiten. Keine personalisierten Sessionempfehlungen. Programmänderungen wurden nur langsam kommuniziert.
NACHHER
KI-Assistent beantwortet Besucherfragen auf Abruf. Personalisierte Sessionempfehlungen aus dem vollständigen Programm. Durchgehende Verfügbarkeit über alle vier Kongresstage – kein Warten, kein Anstehen.
Der Assistent war an allen vier Kongresstagen im Einsatz und gab Standbesuchern sofortige, personalisierte Antworten darauf, welche Sessions sie besuchen sollten, wo sie Aussteller finden und wie sie sich auf dem Kongressgelände orientieren können – die Art von Unterstützung, die sonst ein manuelles Durchsuchen des Programmhefts erfordern würde.
Für Veranstaltungsorganisatoren und Aussteller zeigt dies ein praktisches Modell zur Verbesserung des Besuchererlebnisses auf großen Kongressen. Dasselbe System lässt sich für jede Veranstaltung mit strukturierten Programmdaten neu konfigurieren – Fachmessen, Unternehmenskonferenzen, medizinische Kongresse – und ist damit eine wiederholbare Lösung, kein einmaliges Einzelprojekt.
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