Case Studies / Kongres Chirurgii Niemieckiej (DCK 2024)
OCHRONA ZDROWIA · ORGANIZACJA KONGRESÓW
Automatyzacja nawigacji po sesjach i obsługi uczestników największego niemieckiego kongresu chirurgicznego
141. Kongres Niemieckiego Towarzystwa Chirurgii trwa cztery dni, obejmuje setki równoległych sesji, tysiące uczestników i rozbudowaną halę wystawienniczą. Znalezienie odpowiedniej sesji, sprawdzenie zmian w programie i odnalezienie się na terenie obiektu było nieustannym wyzwaniem – stoiska informacyjne nie nadążały w godzinach szczytu. Wdrożyliśmy asystenta opartego na AI, który realizował te zadania poprzez rozmowę głosową w czasie rzeczywistym, dostępny nieprzerwanie zarówno na dużym kiosku ekranowym, jak i w formie doświadczenia VR.
Klient: 141. Kongres Niemieckiego Towarzystwa Chirurgii (DCK 2024) – Centrum Kongresowe w Lipsku, 23–26 kwietnia 2024.
Kluczowe wyniki
4 dni
Ciągła obsługa uczestników przez cały kongres
Setki
Nawigowanych sesji równoległych – spersonalizowane rekomendacje
Głos
Naturalna interakcja głosowa – bez wpisywania, bez pobierania aplikacji
BRANŻA
Ochrona zdrowia / Organizacja kongresów
PRZYPADEK UŻYCIA
Automatyczna nawigacja po sesjach i obsługa uczestników
PODEJŚCIE AI
LLM + RAG + przetwarzanie mowy
INTERFEJSY
Kiosk ekranowy + VR (Meta Quest 3)
WYDARZENIE
DCK 2024, Lipsk (23–26 kwi.)
SKALA
Setki sesji, tysiące uczestników
Wyzwanie
Duże kongresy medyczne są złożone pod względem organizacyjnym. Kongres Niemieckiego Towarzystwa Chirurgii trwa cztery dni i obejmuje setki równoległych sesji – wykłady, warsztaty, sympozja i demonstracje na żywo rozłożone na wiele sal. Tysiące uczestników musi w odpowiednim czasie odnaleźć właściwą sesję, śledzić zmiany w harmonogramie, zlokalizować stoiska wystawców i uzyskać informacje o organizującej instytucji.
Tradycyjnie odpowiadają za to stoiska informacyjne obsługiwane przez personel eventowy, który musi znać pełny harmonogram, układ obiektu i szczegóły dotyczące wystawców. W godzinach szczytu – szczególnie podczas przerw między sesjami – stoiska te są przeciążone. Drukowane programy dezaktualizują się z chwilą pierwszej zmiany. Aplikacje eventowe pomagają, ale wymagają pobrania i wpisywania. Efekt: uczestnicy tracą czas, pomijają istotne sesje, a organizatorzy wydają pieniądze na personel, który i tak nie jest w stanie sprostać zapotrzebowaniu.
Kluczowy problem: czterodniowy kongres z setkami równoległych sesji i tysiącami uczestników – bez skalowalnego sposobu na zapewnienie spersonalizowanych rekomendacji sesji i informacji o wydarzeniu bez dedykowanego personelu na każdym kroku.
Co zbudowaliśmy
Wdrożyliśmy asystenta opartego na AI, do którego uczestnicy mogli po prostu podejść i zadać pytanie – mówiąc naturalnie, tak jak do kolegi. Bez aplikacji do pobrania, bez interfejsu do nauki, bez wpisywania na telefonie.
Spersonalizowane rekomendacje sesji. Przy setkach równoległych sesji najcenniejszą funkcją była pomoc uczestnikom w znalezieniu odpowiednich. System znał pełny harmonogram kongresu i mógł odpowiadać na pytania takie jak „Co teraz dzieje się w chirurgii jelita grubego?” czy „Które warsztaty mają jeszcze wolne miejsca po południu?” – na co pracownik stoiska informacyjnego musiałby wertować katalog.
Pełna wiedza o wydarzeniu. Poza harmonogramem sesji asystent mógł odpowiadać na pytania dotyczące wystawców, organizującej instytucji, nawigacji po obiekcie i ogólnych informacji o kongresie. Wszystko to było zasilane systemem retrieval podłączonym do pełnej bazy danych wydarzenia, gwarantując aktualność i dokładność odpowiedzi.
Interakcja głosowa w hałaśliwym otoczeniu. Hale kongresowe są akustycznie wymagające – setki równoległych rozmów, komunikaty z głośników, ruch uczestników. Połączyliśmy profesjonalny sprzęt mikrofonowy z programową redukcją szumów, aby zapewnić niezawodne rozpoznawanie mowy nawet w najgłośniejszych miejscach. Czasy odpowiedzi zostały zoptymalizowane dzięki równoległemu przetwarzaniu, aby rozmowy były naturalne, a nie urywane.
Dwa tryby dostępu. Asystent był dostępny na dużym kiosku ekranowym do szybkich interakcji oraz jako immersyjne doświadczenie VR za pomocą gogli Meta Quest 3 – dając uczestnikom wybór między szybką użytecznością a bardziej angażującą, eksploracyjną interakcją.
Wyniki
PRZED
Drukowane programy, statyczna sygnalizacja i obsadzone stoiska informacyjne. Ograniczona przepustowość w godzinach szczytu. Brak spersonalizowanych rekomendacji sesji. Zmiany w harmonogramie komunikowane z opóźnieniem.
PO
Asystent AI odpowiada na pytania uczestników na żądanie. Spersonalizowane rekomendacje sesji z pełnego harmonogramu. Ciągła dostępność przez wszystkie cztery dni kongresu – bez czekania, bez kolejek.
Asystent działał przez wszystkie cztery dni kongresu, zapewniając odwiedzającym stoisko natychmiastowe, spersonalizowane odpowiedzi na to, które sesje warto odwiedzić, gdzie znaleźć wystawców i jak poruszać się po obiekcie – rodzaj wsparcia, który w innym przypadku wymagałby ręcznego przeszukiwania drukowanego programu.
Dla organizatorów wydarzeń i wystawców jest to praktyczny model zwiększania atrakcyjności doświadczenia uczestników na dużych kongresach. Ten sam system można skonfigurować na nowo dla każdego wydarzenia z ustrukturyzowanymi danymi harmonogramu – targi, konferencje firmowe, kongresy medyczne – co czyni go rozwiązaniem wielokrotnego użytku, a nie jednorazową instalacją.
Użyte technologie
Więcej case studies
Zobacz, jak pomogliśmy innym firmom
URZĄD · POLSKA INSTYTUCJA PUBLICZNA (NDA)
Zbudowanie platformy AI automatyzującej monitoring polityczny – od PoC do pełnego rozwiązania
Analitycy public affairs ręcznie śledzili miliony dokumentów politycznych w różnych krajach i językach. Zbudowaliśmy warstwę AI automatyzującą monitoring, analizę i alerty – od pierwszego prototypu do premiery rynkowej.
11
Obszarów wiedzy
3
Dedykowane toole
MEDTECH · APOQLAR
Czas realizacji kwestionariuszy bezpieczeństwa skrócony z miesiąca do tygodnia
Każdy nowy klient szpitalny wymagał wypełnionego kwestionariusza, 8–10 osób, około miesiąca, zbierając odpowiedzi z polityk różnych działów. Teraz asystent AI automatycznie tworzy odpowiedzi, oszczędzając szacunkowo 90 000 $/rok.
-75%
Czas realizacji
$90K
Roczne oszczędności
MEDTECH · APOQLAR
Wirtualny asystent GenAI zastępujący ręczne wyszukiwanie dokumentów
Pracownicy wsparcia spędzali godziny na przeszukiwaniu setek dokumentów produktowych, aby odpowiedzieć na pytania klientów i compliance. Teraz zadają pytania w języku naturalnym i otrzymują odpowiedzi z odniesieniami do źródeł w ciągu sekund.
RAG
Zintegrowany
Zarządzanie kontekstem
Zoptymalizowane